De Corona outbreak heeft niet alleen impact op onze gezondheid en privé leven, maar ook op de manier hoe we onze Business processen ingericht hebben en dus hoe effectief je bedrijf is. Mogelijk kom je er nu ook achter dat bepaalde processen niet helemaal lekker meer lopen. Dat kan bijvoorbeeld doordat sommige medewerkers op een andere locatie moeten werken (bv thuis), of tijdelijk minder capaciteit hebben ivm zorg taken thuis.
Daarom is het slim om je business processen kort tegen het licht aan te houden om te bepalen waar je proces optimalisaties kan aan brengen. Enerzijds door slim op nieuw te organiseren en rekening te houden met de nieuwe situatie anderzijds door het toevoegen van slimme technologische aanpassingen.
Virtual BA maakt gebruik van online methodieken en tools waarmee je processen online in kaart gebracht kunnen worden, ongeacht waar en wanneer je medewerkers aan het werk zijn.
Met de Online Business Optimalisatie van Virtual BA krijg je in korte tijd inzicht in.
- Hoe je business processen lopen d.m.v van een proces kaart.
- Waar de knelpunten zitten.
- Hoe de knelpunten, praktisch, technisch of organisatorisch opgelost kunnen worden.
- Overzicht van mogelijke technologische, en of organisatorische aanpassingen icm met pragmatische online tools.
Daarnaast kan Virtual BA al dan niet met externe partners u helpen met het implementeren van de geïdentificeerde verbeteringen.
Voorbeeld Business Process Optimalisaties
1
1
2
Technologische optimalisatie
- Technnologische optimalisatie heeft vaak te maken met het inzetten van nieuwe tools, of het optimaliseren van bestaande systemen zodat gegevens efficiënter verwerkt kunnen worden of dat processen op een andere manier uitgevoerd kunnen worden.
- Voorbeelden van technologische optimalisatie:
- Introductie van Digitaal ondertekenen, zodat fysiek verspreiden van documenten niet meer noodzakelijk is.
- Gebruik maken van Online Collaboratie tools zoals Teams, zodat er tegelijkertijd in het zelfde document gewerkt kan worden.
- Automatisch verwerken van gegevens in systemen.
Organisatorische aanpassingen
Organisatorische aanpassingen hebben meestal te maken met een herverdeling van het werk. Bijvoorbeeld
- Taken combineren of splitsen zodat er minder persoonlijke overdracht / contact nodig is.
- Taken herverdelen naar verschillende locaties.
- Werken in batches of werkvoorraden aanleggen zodat collega’s minder hoeven te wachten.
- Verwachtingen delen.
Praktische tools
Veel proces optimalisaties kunnen uitgevoerd worden door systemen met elkaar te integreren. Soms lukt dat integreren ook door gebruik te maken van praktische tools zoals hieronder genoemd in combinatie met wat ontwikkelwerk wat Virtual BA voor u kan uitvoeren.
- Zapier – om verschillende soorten software met elkaar te integreren
- IFTT – Slimme integraties met je telefoon
- MS Excel – waarmee je slim gegevens kan verwerken
- MS Office 365 – bevat diverse tools waarmee je online kan samenwerken.
- Google Drive – idem dito als Office 365 maar dan met meer integraties met google.
Mocht de procesoptimalisatie een meer ingrijpende verandering behelzen dan heeft Virtual BA in haar netwerk een aantal systeemintegrators die gewend zijn om op afstand te werken.
Hoe gaat de Online Business Optimalisatie in zijn werk:
Stappen
