5 Tips voor het effectief optimaliseren van bedrijfsprocessen

Klinkt natuurlijk wel lekker dat optimaliseren van bedrijfsprocessen. Maar hoe weet je nu eigenlijk dat je bedrijfsproces is geoptimaliseerd en wat is een bedrijfsproces eigenlijk. In dit artikel leg ik uit wat een bedrijfsproces is, hoe je weet dat het geoptimaliseerd is. Daarnaast geef ik een paar tips hoe je dat het beste kan aanpakken.

Wat is een bedrijfsproces

Een bedrijfsproces is een opeenvolging van activiteiten of handelingen, waarmee de producten of diensten van een organisatie mogelijk gemaakt worden. Een bedrijfsproces transformeert dus een input naar een output die kenmerkend is voor de organisatie en waarde oplevert voor de klant. Als simpel voorbeeld neem ik een broodjesbakker.

Het eerste bedrijfsproces is relatief simpel te identificeren. Namelijk het broodbak proces. Het broodbak proces transformeert ingrediënten naar een brood. Het broodbak proces in dit geval is een “samenwerking” van mensen, ingrediënten en apparaten (ovens, deegrollers of andere systemen), om tot een brood te komen. Die samenwerking van mensen machines grondstoffen en systemen  wordt een proces genoemd. 

Alleen broodbakken is niet voldoende om een succesvolle broodjesbakker te worden. Immers om succesvol te kunnen bakken heb je als bakker ook de juiste ingrediënten op het juiste moment nodig. Daarnaast om echt succesvol te zijn zal het gemaakte brood verkocht moeten worden voor een hogere prijs dan de inkoopprijs + de kosten van het transformatie proces.

Hoog over zijn er dus 3 belangrijke bedrijfsprocessen:

Primaire en secondaire bedrijfsprocessen.

Hierboven hebben we de eerste primaire bedrijfsprocessen geïdentificeerd. Deze processen zijn primair omdat de manier waarop deze processen ingericht zijn direct invloed hebben op hoe succesvol de organisatie is op haar primaire product. En dus op de toegevoegde waarde die zij levert aan haar klanten.

Echter naast de primaire processen bestaan er ook secondaire processen. Secondaire processen faciliteren de primaire processen. Soms worden deze ook wel de Support processen genoemd. 

Bijvoorbeeld met betrekking tot het aannemen van personeel die de activiteiten(broodbakken) in het primaire (en secundaire) processen kunnen uitvoeren. Of wat dacht je van het waarborgen dat betalingen gedaan kunnen worden aan leveranciers, personeel. Of het onderhouden van de (ICT) apparatuur. Deze secondaire processen hebben vaak invloed op 1 of meerdere primaire processen of op andere secondaire processen. 

Directe en indirecte processen is een ander woord voor primarie en secundaire bedrijfsprocessen. 

Hoe ziet een bedrijfsproces er uit?

Nu we weten wat een bedrijfsproces is en hoe we een onderscheid kunnen maken is het goed om te bepalen hoe een bedrijfsproces er uit ziet.

Een bedrijfsproces heeft altijd een duidelijk startpunt, of randvoorwaarde die er minimaal moet zijn om te kunnen beginnen. En een duidelijk eindresultaat waarmee ook duidelijk is dat het proces is afgerond. Daarnaast zullen er een aantal handelingen zijn die specifiek voor dat proces zijn. Als we dan kijken naar het eerder genoemde broodbak proces, dan zouden we de volgende stappen moeten zien: 

Bovenstaand processchema is natuurlijk een hele simpele weergave en geeft tegelijkertijd goed inzicht in waar het over gaat. Een zelfde soort schema’s kun je maken voor de overige primaire bedrijfsprocessen, dat ziet er dan ongeveer zo uit: 

Dit zijn dan alleen nog maar de primaire processen. De secondaire processen zou je ook op een zelfde soort manier kunnen modelleren. Echter secondaire processen hebbben vaak een ad hoc karakter. Op bedrijfsproces niveau zijn ze daardoor vaak minder geschikt om uit te werken in mooie stroom schema’s. 

Voor het voorbeeld doen we dat toch even en dan ziet het ongeveer zo uit:

Hoe je bedrijfsprocessen optimaliseert

Zodra je een bedrijfsproceskaart hebt heb je ook een prima uitgangspunt om te starten met het optimaliseren van je bedrijfsprocessen. Optimaliseren van je bedrijfsprocessen doe je als volgt.

• Analyseren huidige situatie
• Bepalen issues en verbeterpunten
• Implementeren oplossing
• Meet het resultaat. 

Analyseren huidige situatie  

Bepalen Issues en Verbeterpunten

Zodra je dat voor elke bedrijfsprocesstap gedaan hebt weet je wat elke processtap betekent, wat er nodig is om de processtap uit te voeren, wat die processtap kost en hoe lang het duurt. 

Op basis van die informatie kan je ook gaan bepalen wat je wil gaan verbeteren, omdat je iets te lang vindt duren, te veel vindt kosten of om een andere reden.

Oplossingsrichting bepalen

Vervolgens bepaal je dus per bedrijfsproces dat je wil gaan optimaliseren een nieuw doel in termen van tijd of geld. En ga je per bedrijfsprocesstap bepalen wat je kan optimaliseren om dat doel te behalen. Wat je kan optimaliseren in een bedrijfsproces heeft vaak te maken met twee aspecten:

1. Optimaliseren van het werkproces anzich met andere woorden. Optimaliseren van een werkproces betekent dat de volgorde van werk door een of meerdere personen op een andere manier uitgevoerd gaat worden.
2. Optimaliseren van de (ICT) systemen die het werkproces ondersteunen. Zodra er iets gaat veranderen in het werkproces zal er vaak ook iets moeten gaan veranderen in de systemen die erachter zitten. Bijvoorbeeld omdat er nieuwe informatie beschikbaar is of omdat informatie op een andere manier beschikbaar wordt.
3. Of allebei

Zodra de impact van de verandering meer dan 1 afdeling of systeem behelst is het praktisch om een Business Analyse uit te voeren, Met een Business Analyse krijg je inzicht in de verwachting van de verschillende stakeholders die noodzakelijk zijn, de impact en requirements ten aanzien van de verschillende systemen en processen. Zie onze Business Analyse as a Service  voor meer informatie.

Implementeren oplossingsrichtingen

Zodra je weet wat je moet gaan doen om de oplossing te realiseren start je een project om de verandering uit te voeren. Mogelijk moet je daarvoor verschillende systemen aanpassen of met elkaar laten integreren. Virtual BA heeft een groot netwerk van verschillende systemintegrators die je daarmee kunnen helpen. 

Meten

De laatste stap is controleren of je je doel behaald hebt. Dat doe je door de doorlooptijd en kosten van het her ingerichte bedrijfsproces opnieuw te bepalen.  Indien nodig herhaal je de optimalisatie stappen, of je begint met de optimalisatie van een ander bedrijfsproces. Richt bijvoorbeeld een PDCA cycle in. 

5 Optimalisatie tips

1. Maak een proceskaart van alle processen die je wil optimaliseren
2. Bepaal per processtap wie en wat je nodig hebt. 
3. Bepaal de kosten en doorlooptijd van elk proces
4. Bepaal de oplossingsrichting op basis van wat je wil bereiken. 
5. Meet het resultaat. 

Mogelijk kan je al voorstellen dat het in kaart brengen veel tijd met zich mee brengt zeker als je dat in een keer goed wil doen, op een manier dat je echt siginificante verbetering kan aanbrengen. Virtual BA kan je daar op een effectieve manier bij helpen. Neem direct contact op met Arnoud Zeeuw van der Laan tel 06 42094875, of info@virtualba.nl of bekijk hier hoe we dat doen.