Niets is zo lastig als voorafgaand aan een project ervoor zorgen dat alle belangrijke zaken in kaart gebracht zijn. In de meeste projecten wordt er wel eens wat vergeten, SCOPAFIJTH is een uitstekend middel om na te denken over zaken die niet direct bij het project lijken en of stakeholders te triggeren over onderwerpen waar ze nog niet eerder over nagedacht hadden.
SCOPAFIJTH wordt vaak genoemd als middel om impact op ondersteunende processen in kaart te brengen, maar wat niet veel mensen weten is dat SCOPAFIJTH ook een perfect hulpmiddel is om de totale IT impact in kaart te brengen.
In dit artikel leg ik kort uit hoe SCOPAFIJTH werkt en per onderdeel kort welke Business en IT impact je kan verwachten in combinatie met een aantal voorbeelden. Daarnaast heb ik een handige checklist ontwikkeld waarmee je snel gemakkelijk kan bepalen welke onderdelen van SCOPAFIJTH extra aandacht nodig hebben:
SCOPAFIJTH de Basics:
SCOPAFIJTH is een acroniem voor de meest voorkomende ondersteunende processen in een organisatie. Communicatie, Organisatie, Processen, Administratieve Organisatie, Financieel, Informatie, Technology en Huisvesting. De S van Security wordt hier vaak aan toegevoegd omdat Security bijvoorbeeld op het gebied van informatiebeveiliging vaak een eigen rol speelt. Op de volgorde van SCOPAFIJTH staat hier onder beschreven hoe u per onderdeel beschreven welke Business en IT impact u kan verwachten. U kunt ook rechtstreeks naar de onderwerpen springen met onderstaande links.
Security het eerste SCOPAFIJTH aspect
Een van de meest belangrijke aspecten op dit moment als het gaat om digitalisering is Security. Dat is misschien ook wel de reden dat Security recentelijk is toegevoegd aan de originele COPAFIJTH. Security heeft niet alleen betrekking op het beveiligen van gegevens maar ook op het beschermen van fysieke en digitale eigendommen van de organisatie.
Mogelijke betrokken afdelingen
- Security Office
- Facility Management
- Systeem Beheer
- Juridische afdelingen
Mogelijke IT Systemen
- Identity & Acces Management (IAM)
- Firewalls
- Toegangssystemen.
Communicatie het tweede SCOPAFIJTH aspect
De tweede gaat over Communicatie en dat wil met name zeggen veranderingen in de manier waarop waarop er met interne en externe stakeholders gecommuniceerd wordt, zoals bijvoorbeeld met klanten, medewerkers maar ook externe leveranciers.
Mogelijke betrokken afdelingen
- Sales
- Marketing
- Klanten service.
- Corporate Communicatie
Mogelijke IT Systemen
- (email) Marketing Campagne systemen
- Websites, of intranetten
- Social media integratie
Organisatie het derde aspect
Organisatie gaat over de manier waarop u organisatie is ingericht en dus hoe er samengewerkt wordt het gaat dus over processen en heeft vaak ook effect op personeel.
Mogelijke betrokken afdelingen
- Human Resources
- Backoffice
- Logistiek
- Productie Management
Mogelijke IT Systemen
- Workflow Management
- Enterprise Resource Planning (ERP)
- Intranet
Personeel
Personeel gaat over de mate waarop het personeel in de organisatie beïnvloed wordt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat medewerkers nieuwe skills nodig hebben of dat medewerkers kunnen doorgroeien naar een andere functies
Mogelijke betrokken afdelingen
- Human Resources (HR)
Mogelijke IT Systemen
- HR Systemen
- Learning sytemen
- Urenregistratie systemen
Administratieve organisatie of eigenlijk Besturing en Control
Administratieve Organisatie, een van de weinige onderdelen die niet lekker klinken en waarvan ook niet direct duidelijk is waar het over gaat. Soms wordt Administratieve organisatie gebruikt als Organisatie, maar Besturing en Control is een betere benadering. Echter SCOPBVFEITH bekt niet echt lekker.
Met Administratieve Organisatie wordt eigenlijk de Besturing en Control bedoelt en de impact die daarbij hoort heeft vaak te maken met stuur informatie en of bijbehorende maatregelen.
Mogelijke betrokken afdelingen
- Directie en MT
- Business Intelligence
- Audit & Control
Mogelijke IT Systemen
- DWH
- Rapportage tooling.
- Procesmanagement.
Financieel
Financieel gaat over de mate dat er impact is op de geldstromen die lopen door het bedrijf, bijvoorbeeld omdat er op een andere manier gefactureerd gaat worden of dat leveranciers op een andere manier moeten gaan betalen
Mogelijke betrokken afdelingen
- Financiele Afdeling
- Inkoop
Mogelijke IT Systemen
- Inkoopsystemen
- Boekhoudsystemen.
Informatie
Informatie gaat over de mate waarop er nieuwe informatie tot stand komt of op een andere manier geïnterpreteerd moet gaan worden.
Als het om informatie gaat is natuurlijk elke afdeling een suspect, echter er zijn een aantal afdelingen die aangewezen kunnen worden als zware gebruikers:
Mogelijke betrokken afdelingen
- Business Intelligence
- Marketing
- Finance
Mogelijke IT Systemen
- Datawarehouse
- CRM
- Google Analytics
Juridisch
Juridisch gaat over de mate waarop wet en regelgeving effect heeft. Bijvoorbeeld omdat er een wetswijziging is, maar ook omdat er bepaalde regelgeving strict nageleefd moet worden.
Mogelijke betrokken afdelingen
- juridische zaken
- Financiele Afdeling
- Audit
Mogelijke IT Systemen
- Security
- Data Ware House
- Document management
- Legal systems
Technologie
Technologie kan op meerdere manieren beschouwd worden, in geval van een impact analyse beschouwen we technology meestal als in de zin van een IT gerelateerd systeem. Technologie kan natuurlijk ook gebruikt worden voor een productie proces of iets dergelijks. Bij Virtual BA focussen we ons op informatietechnologie.
Mogelijke betrokken afdelingen
- Applicatie Beheer
- Systeem Beheer
- Infrastructuur Beheer
- Architectuur.
Mogelijke IT Systemen
- Werkplekbeheer
- Kantoor automatisering
- Monitoring Software
Huisvesting / Cloud
Huisvesting ging origineel over de mate waarop er iets veranderd aan de fysieke locatie van mensen, producten en systemen. Maar door de introductie van Cloud technologieen krijgt dit onderwerp tegenwoordig een hele andere betekenis.
Mogelijke betrokken afdelingen
- Facility Management
- Systeembeheer
Mogelijke IT Systemen
- Datacenters
- Werkplekken
- Devices
- Cloud platformen, zoals, AWS of AZure
Business Analyse as a Service
Consultancy & Detachering
Bekijk ook eens het blog
Using ChatGPT for Process Modeling: Flowcharts, Sequence Diagrams, and More
In my last post, I shared how you can use ChatGPT to generate user stories. But did you know that ChatGPT is also highly effective for creating flowcharts, sequence diagrams, and other essential diagrams for Process Modeling? Creating diagrams is a core skill for...
Het schrijven van User Stories met ChatGPT
Sommige mensen denken dat het schrijven van user stories hetgeen is waar Business Analisten (BA's) het meest van genieten. Per slot van rekening bestaat een groot deel van het werk van BA’s uit user stories, epics (grote verhalen), of soms PowerPoint-presentaties, die...
Omgaan met Wettelijke Requirements
u
Hoe je je Epics Episch maakt
Een Epic is een user story die niet binnen één sprint te ontwikkelen is, is een vuistregel die veel projecten hanteren om Epics te identificeren. Als je het mij vraagt ben je dan eigenlijk net te laat en mis je heel veel aspecten van een Epic waarmee je effectief je...
Type Business Analyses
3 Situaties die baat hebben bij een Business Analyse In dit artikel leg ik uit in welke situaties een Business Analyse toegevoegde waarde biedt en waarom. Digitalisering van bedrijfsprocessen Integratie van verschillende systemen Introductie nieuw product of...
10 Tips for creating perfect User Stories
Often it is believed that a perfect User Story is written like: “As a user X I want to do Y So I can achieve Z”. Some people also believe that this is all what needs to be written down for a development team to create the right results. Therefore, it is not surprising...